Thuisarchieven zijn een eeuwige puzzel voor elk gezin: paspoorten, certificaten, contracten, garantiekaarten zijn altijd zoek, verfrommeld, vies of aan elkaar geplakt.
Standaard enveloppen en mappen met bandjes maken de chaos vaak alleen maar groter, omdat de inhoud onmogelijk te zien is zonder alles door te nemen, aldus de correspondent van .
Vindingrijke kantoormedewerkers hebben de principes van archiveren al lang in huis gehaald en het resultaat heeft de verwachtingen overtroffen. Gewone transparante bijlagebestanden die in een gewone map worden geplaatst, kunnen echte magie verrichten met documenten.
Pixabay
Elk vel zit in een afzonderlijke transparante zak, beschermd tegen stof, vette vingers en per ongeluk gemorst papier. Je hoeft niet door de stapel te bladeren om het papier te vinden dat je nodig hebt – je kunt alles in één oogopslag zien door het transparante plastic, net als in een etalage.
Het grootste voordeel van het archiveringssysteem is dat documenten niet aan elkaar geplakt kunnen worden. Huwelijks- of geboorteakten gedrukt op gestempeld papier hebben de neiging om aan elkaar te plakken in een stapel, vooral in vochtige klimaten, en als je ze probeert te scheiden, lijdt de kleurlaag daaronder.
In dossiers leeft elk document zijn eigen leven, zonder contact met zijn buren, en behoudt het tientallen jaren zijn perfecte staat. Dit geldt met name voor garantiekaarten en cheques, die voor altijd verloren gaan als apparaten kapot gaan net de dag nadat de garantie verloopt.
In het bestandssysteem kun je ze categoriseren: kleine apparaten, grote apparaten, elektronica – en een sticker met de vervaldatum van de garantie direct op het bestand plakken. Dan duurt het een minuut om het juiste papiertje te vinden in plaats van een uur paniek.
Voor paspoorten en andere waardevolle documenten die zelden tevoorschijn gehaald moeten worden, zijn dossiers ook geschikt, maar het is beter om een dubbele bescherming te gebruiken: eerst in het dossier, dan in de map met een zip. Deze methode zorgt ervoor dat zelfs bij een overstroming bij de bovenburen het water niet bij de belangrijkste papieren kan komen en dat het plastic ze niet vochtig en beschimmeld laat worden, zoals vaak het geval is bij gewone enveloppen.
Veel mensen bewaren documenten in gekleurde mappen volgens de kleuren van de regenboog, in de hoop op een visueel geheugen, maar dit is een valstrik. Kleuren worden vergeten, mappen raken door elkaar en uiteindelijk zoek je je geboorteakte in een map voor de belastingdienst.
Transparante mappen op uniforme ordners, met grote letters ondertekend op de rug, hebben dit nadeel niet – de inhoud is altijd zichtbaar. Tot slot vormt het scannen van documenten en het opslaan van kopieën in de cloud samen met het archiveringssysteem de perfecte verdediging tegen overmacht.
Als het papieren origineel verbrandt of zinkt, is er altijd een digitale kopie, en als de computer crasht, is er een papieren archief in de bestanden. Dit opslagsysteem met twee niveaus betaalt zich honderdvoudig terug bij de eerste ernstige verzekeringsclaim of het eerste paspoortverlies.
Lees ook
- Waarom schoenpoets ’s avonds moet worden aangebracht, niet voor het uitgaan: schoenetiquette voor drukke mensen
- Waarom je de afwas niet langer dan drie dagen moet afsponzen: de waarheid over onhygiënisch schoonmaken in de keuken
